Làm việc với người Nhật: Những manner nên biết!

Với những ai đã từng tiếp xúc, làm việc với người Nhật chắc cũng sẽ ấn tượng về sự đúng giờ, sự chỉn chu, chuyên nghiệp của họ trong trang phục, giao tiếp cũng như hiệu suât làm việc rất cao. Trong bài viết này tôi sẽ cùng các bạn tìm hiểu kĩ hơn về những nguyên tắc khi làm việc với khách hàng Nhật Bản.
 
Cách giới thiệu bản thân
Giới thiệu bản thân như thế nào cho ấn tượng? 
Tip quan trọng đầu tiên cần ghi nhớ: Bạn giới thiệu bản thân trong hoàn cảnh nào?  Vì tùy hoàn cảnh mà cách giới thiệu sẽ khác nhau. Ví như: khi bạn gặp khách hàng bạn sẽ phải giới thiệu bản thân 1 kiểu, bạn gặp gỡ một người bạn mới bạn sẽ giới thiệu bản thân kiểu khác. Không thể áp dụng giống nhau được.
Ngoài những nội dung cơ bản như: Tên tuổi, công việc, bạn cần giới thiệu làm sao gây ấn tượng cho người nghe, mang tính gợi mở và so sánh.
Bạn hãy nói về sở thích cá nhân: ví dụ món ăn yêu thích hay địa điểm du lịch yêu thích, diễn viên yêu thích… biết đâu người nghe cũng có sở thích giống bạn, sẽ dễ dàng nói chuyện hơn.

 

 

Cách cúi chào (Ojigi)

Cúi chào là văn hóa của người Nhật: khi gặp nhau, khi cảm ơn và khi xin lỗi họ đều cúi đầu. Tuy nhiên cúi cao hay cúi thấp thì cũng tùy hoàn cảnh, đối tượng. Dưới đây là chi tiết của các cách cúi chào, các bạn cùng tìm hiểu nhé.

1.Cách eshaku- kiểu khẽ cúi chào:
Thân mình và đầu chỉ hơi cúi khoảng 15 độ trong một giây, hai tay để bên hông. Khi gặp khách hoặc cấp trên ở hành lang chúng ta có thể khẽ cúi chào thay vì hành lễ trịnh trọng, hoặc chào nhau những lần tiếp theo trong ngày. Ngoài ra kiểu eshaku cũng thường dùng trong giao tiếp với người đồng lứa. 


2.Kiểu keirei- kiểu cúi chào bình thường
Khi gặp khách hàng hoặc cấp trên ở trong công ty sẽ sử dụng cách chào này. 


3.Kiểu saikeirei- kiểu cúi chào trang trọng nhất
Kiểu cúi đầu khi cảm ơn, khi xin lỗi khách hàng hoặc cấp trên.
Một quy tắc bất thành văn là “người dưới” bao giờ cũng phải chào “người trên” trước và theo quy định đó thì người lớn tuổi là người trên của người ít tuổi, nam là người trên đối với nữ, thầy là người trên (không phụ thuộc vào tuổi tác, hoàn cảnh), khách là người trên…

Trang phục

Khi làm với khách hàng Nhật bạn sẽ để ý thấy: họ thường mặc vest, màu sắc trung tính: trắng, đen, xám. Dưới đây là những tips khi diện đồ đến công ty Nhật Bản, bạn tham khảo nhé.

Với nữ giới:

  • Tóc tỉa gọn gàng, không để tóc mái che hết gương mặt. Nên trang điểm nhẹ nhàng
  • Để sẵn một chiếc áo vest ở văn phòng. Áo vest và váy nên cùng màu và là màu tối.
  • Váy nên dài trên đầu gối khoảng 5cm, ngày thường có thể mặc quần tây.
  • Mặc quần tất da chân.
  • Đi giày cao gót khoảng 3cm, không đi giày gót nhọn.

Với nam giới:

  • Tóc được cắt ngắn gọn gàng
  • Luôn luôn cạo râu sạch sẽ
  • Quần áo được là phẳng phiu, sạch sẽ
  • Giày, thắt lưng sạch sẽ, không dùng loại đã sờn rách

 


Tác phong làm việc

  • Đúng giờ 
  • Đúng deadline, trường hợp không thể hoàn thành đúng deadline, cần liên lạc sớm để trao đổi với khách hàng.
  • Tuân thủ các nguyên tắc HORENSO <Báo cáo – Liên lạc – Trao đổi>
  • Khi giao tiếp với khách hàng, hãy luôn mỉm cười thân thiện.
  • Không làm việc riêng trong giờ, chỉ làm việc, làm việc và làm việc

Cách trao danh thiếp

Trao theo thứ tự

Theo những nguyên tắc cơ bản ở Nhật thì người dưới sẽ là người trao danh thiếp cho người trên, người công ty mình trao cho khách hàng trước.


Cách trao danh thiếp
Cách trao danh thiếp vô cùng quan trọng, người trao danh thiếp sẽ tự động hướng danh thiếp về phía người nhận (đưa danh thiếp sao cho người nhận có thể đọc được từ hướng chính diện). 
Tên trên danh thiếp ngược với bản thân, hướng về phía họ, giúp cho người nhận danh thiếp có thể đọc được ngay, không cần phải quay ngược lại.


Những câu nói khi trao danh thiếp
〇〇〇(会社名)の△△△ (名前)と申します。
どうぞよろしくお願いいたします。
Khi nhận danh thiếp:
頂戴いたします。
(Lúc này có thể xác nhận lại tên của khách hàng)

Cất giữ danh thiếp
Khi danh thiếp của người Nhật được trao cho bạn ngay từ đầu buổi họp, hãy giữ nó cẩn thận và đặt trước mặt bạn trong suốt buổi họp. Bạn có thể sắp xếp danh thiếp trước mặt mình theo thứ tự ngồi của những người tham dự. Điều này sẽ giúp cho bạn dễ dàng ghi nhớ tên của mọi người hơn.
Không bôi xóa hay làm hỏng danh thiếp bằng bất cứ hình thức nào, cũng không được viết hay vẽ lên danh thiếp của họ.
Khi buổi họp gần kết thúc, bạn nên cất những danh thiếp đã được nhận từ đối tác một cách cẩn thận trong bìa cứng, hộp giữ thẻ hoặc cặp tài liệu của mình. Đừng bao giờ bỏ những danh thiếp đó vào trong túi quần của bạn. Hành động đó có thể khiến cho người Nhật hiểu rằng đối với bạn, danh thiếp không quan trọng và bạn không quý trọng nó. Nếu như bạn không có những dụng cụ đựng thích hợp, bạn có thể sử dụng ví của mình. 

Các tips khi bố trí chỗ ngồi cho khách hàng khi: ngồi trên xe ô tô, trong phòng họp, vào thang máy, phòng tiếp khách…

Khi đi taxi:

Với trường hợp có 3 khách và bạn cùng lên taxi đi ăn trưa, bạn sẽ ngồi vị trí nào trong xe?

Câu trả lời như ảnh bên dưới: Bạn ngồi vị trí số 4, gần tài xế. Còn khách quan trọng nhất sẽ ngồi ghế sau tài xế. (Thứ tự quan trọng được đánh số từ 1 tới 4)

 

Khi đi xe riêng của sếp công ty bạn:

Khách hàng quan trọng nhất sẽ ngồi cạnh sếp công ty bạn. Còn bạn sẽ ngồi ở giữa hàng ghế đằng sau.

 

Khi vào thang máy:

Hãy đưa tay vào ấn nút giữ thang máy, mời khách hàng vào trước, bạn là người vào sau cùng.

Bạn luôn luôn là người đứng cạnh bảng điều khiển thang máy và là người ra sau cùng.

Vị trí trong thang máy sẽ như sau (Thứ tự quan trọng sẽ đánh số từ 1 tới 5)

 

Khi trong phòng họp

Nguyên tắc là khách hàng sẽ ngồi phía trong, tránh cửa ra vào. (Tuy nhiên với trường hợp vách ngăn là cửa kính thì nên để khách hàng ngồi bên ngoài, quay lưng vào cửa kính.)

Người quan trọng nhất sẽ ngồi ở giữa. Như ảnh bên dưới ta sẽ thấy: Phía công ty mình ngồi bên phải, gần cửa ra vào; khách hàng ngồi ở bên trong

Hy vọng vài TIPS bên trên sẽ có ích cho các bạn khi làm việc với khách hàng Nhật, để chúng ta trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt của họ.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *