Bận rộn hay công việc đang lộn xộn?

      Tôi xin phép bắt đầu bài viết này bằng cách bàn luận về từ “Bận”, đây là từ trước đây tôi rất hay nói khi giải thích “lý do” tại sao mình không hoàn thành được một công việc được giao hoặc khi tôi muốn từ chối một công việc nào đó do các sếp yêu cầu. Đã có lúc tôi nghiện từ này đến mức, khi bắt đầu nghe ai đó nói về có việc cần làm là trong đầu tôi bật luôn chế độ “Bận” hay khi chuẩn bị phải báo cáo về một việc mình không thể hoàn thành cho nhóm tôi đều dựa trên cơ sở là “Bận” với hy vọng rằng mọi người sẽ thông cảm cho mình. Giờ ngẫm lại thấy thực ra đó chỉ là lý do để mình ngụy biện rằng mình không biết cách sắp xếp công việc, không dám đối mặt với sự thực là mình đang không biết cách làm công việc được giao hoặc đôi khi là vì mình lười. Sợ bị đánh giá, sợ bị soi xét, sợ bị mắng mỏ,… nói chung là sợ đủ thứ nên cái đuôi lý trí của tôi ra sức bao biện cho vấn đề của mình.

Sau khi được tiếp xúc, quan sát một số cao thủ làm rất nhiều việc, nhiều dự án cùng một lúc mà vẫn cho ra kết quả tốt tôi đã dần dần nhận ra cái từ “Bận” mà tôi hay nói thực ra chỉ là cái cớ mà thôi. 

Có rất nhiều nguyên nhân khác nhau dẫn tới tình trạng “Bận”, những gì tôi nói bên trên chỉ là 1 nguyên nhân hay nói cách khác là một lỗi trong tư duy, nếu khắc phục được chưa chắc đã khiến ta hết bận ngay. Nhưng tôi cho rằng nếu có thể thay đổi cách suy nghĩ và tìm được cách sắp xếp công việc hiệu quả hơn thì sẽ phần nào giải quyết được tình trạng quá tải này hoặc chí ít có thể giải toả được tâm lý căng thẳng do tình trạng bận gây ra cho mỗi chúng ta.

Bài viết này tôi chọn lọc một số ý trong cuốn sách “Được việc” của tác giả TấnDT (Học viện Agile) và một số kinh nghiệm mà các cao thủ đã chia sẻ lại với tôi. Tôi vẫn đang trong quá trình khám phá, trải nghiệm những cách làm này, vẫn còn gặp nhiều khó khăn, trở ngại nhưng cũng đã thấy được tác dụng của nó nên quyết định chia sẻ lại cho mọi người, biết đâu ai đó sẽ cần. 

Theo những gì tôi đã đọc và được chia sẻ lại thì những điều dưới đây có thể giúp bạn cải thiện được hiệu quả công việc từ đó có thể giảm thiểu tình trạng quá tải công việc: 

  • Thái độ, tư duy (Cách tiếp cận vấn đề) 
  • Làm rõ DoD của công việc 
  • Lập kế hoạch 
  • Chia nhỏ công việc và hoàn thành dứt điểm từng việc một
  • Cải tiến liên tục

Thái độ và tư duy 

Theo ông Kazuo Inamori – nhà sáng lập Kyocera và KDDI, được mệnh danh là “vị thánh kinh doanh” thì:  
  ・Thành tựu cuộc đời = tư duy x nhiệt tình x năng lực 

Theo công thức này thì chỉ cần 1 trong ba yếu tố bằng 0 hoặc vô cùng bé thì khó có thể tạo ra kết quả công việc tốt được, một điểm đáng lưu ý nữa là tư duy và sự nhiệt tình (thái độ) đối với một công việc được ông đặt lên trước năng lực cho thấy tầm quan trọng của 2 yếu tố này. 

 Hay ở một công thức khác :

  ・P = (K+S)^A (P : Năng suất, K: Knowledge, S : Skill, A: Attitude)

Ở công thức này thì Thái độ sẽ ảnh hưởng đến kết quả công việc theo cấp số mũ, tức là giả sử bạn có Kiến thức và Kỹ năng là 2, thì:

  • Nếu bạn có thái độ kém (A =0) thì P = 2^0 = 1
  • Nếu bạn có thái độ bình thường (A = 1) thì P = 2^1 = 2 
  • Nếu bạn có thái độ tốt (A=2, A = 3,…) thì P = 2^2 = 4   

Trong hai công thức trên ta đều thấy thái độ và tư duy có vai trò rất lớn đối với kết quả công việc của mỗi người.  Đồng quan điểm với 2 công thức trên, tôi cho rằng sẽ có sự khác biệt về kết quả giữa 2 phản ứng sau khi đứng trước một nhiệm vụ khó: 

Một người nói : “Cái này khó lắm không làm được đâu” 

Còn người kia : “Chà, cái này có vẻ khó, nhưng cứ thử xem sao, nếu làm được thì tuyệt lắm đấy” 

Cả 2 người nói câu này sẽ nhận việc nhưng trường hợp số 1, khả năng cao là người nói câu này khi làm sẽ đi tìm những thứ để chứng minh việc đó không làm được. Còn ở trường hợp số 2 thì sẽ đi tìm cách để làm được việc đó hoặc chí ít là cách để có thể gần đạt được kết quả mong muốn. 

Điều này cũng giống với câu được nói trong một bài hát khá nổi tiếng :”Khi người ta muốn thì sẽ tìm cách, khi không muốn sẽ tìm lý do”. 

Làm rõ DoD 

Bạn có hiểu rõ công việc mình đang làm không? Bạn có thể tự tin nói như thế nào công việc được coi là hoàn thành đối với người nhận được kết quả công việc bạn đang làm chứ?

Cái này tôi đoán rằng nhiều người sẽ trả lời câu hỏi này là “Chắc là không” (giống như tôi). Nhìn chung, khi nhận một công việc, nhiệm vụ ta thường bảo rằng “Ok anh/chị/em” rồi lao vào làm luôn,  đến khi làm xong thì nhận được phản hồi rằng “em làm cái gì thế này”, “cái anh/chị/em cần có phải cái này đâu”. Có thể thấy nguyên nhân là Định nghĩa hoàn thành của ta và của người nhận kết quả công việc đang khác nhau, vậy cách tốt nhất là khi bắt đầu làm hoặc nhận một việc nên xác nhận với người nhận được kết quả thế nào công việc này được coi là “xong”.  Không có nó, khả năng ta làm sai việc, sai cách là rất cao. Tôi được khuyên khi bắt đầu một việc gì hãy bắt đầu bằng những câu hỏi sau: 

  • “Mục đích của việc này là gì anh/chị nhỉ?”
  • “Em đang hiểu việc này làm là để …. có đúng không?” (Nếu bạn hiểu mục đích rồi)
  • “Em hiểu việc này xong có nghĩa là : …, …, … phải không?” ( Xác định DoD) 

Đặt những câu hỏi này giúp ta biết được ý nghĩa của việc đang làm, nó mang lại giá trị gì cho người nhận kết quả, giúp ta hoàn thành đúng việc, không làm thiếu hoặc thừa so với mong muốn của người nhận. Và đôi khi, sau khi ta hỏi những câu này thì người đưa việc cho ta sẽ nói : “Từ từ để anh/chị nghĩ thêm đã” bởi cũng có nhiều trường hợp người đưa việc cũng chưa rõ mục đích, chưa rõ DoD nên khi nhận được câu hỏi sẽ cần phải xem xét lại kỹ lưỡng hơn. 

Lập kế hoạch

Nếu ai đó gửi một lời mời tham gia một cuộc họp vào ngày mai lúc 10:00 thì bạn sẽ làm gì? 

Bạn sẽ nhận lời luôn và không may là gần đến giờ họp thì mới nhận ra rằng có một cuộc họp khác đã được hẹn trước đó mà bạn phải tham gia, kết cục phải reschedule một trong hai cuộc họp.  tôi đã từng rất hay gặp phải tình trạng này nguyên nhân đơn giản chỉ là vì tôi không có kế hoạch gì cho công việc của mình cả, và cũng không visible nó ở đâu cả. Tôi đã từng bắt đầu một ngày làm việc mà không biết hôm nay mình phải làm gì và phải hoàn thành cái gì, thi thoảng lại quên mất mình đang làm đến đâu, chuyển qua chuyển lại nhiều việc khác nhau và đến cuối ngày mới tá hỏa nhận ra đến deadline phải hoàn thành một công việc đã hẹn. Có một câu nói rất ấn tượng đối với việc lập kế hoạch của Benjamin Franklin : “If you fail to plan, you are planning to fail”, nói chung nếu không có kế hoạch thì khó có thể hoàn thành tốt công việc được. Vì vậy, hãy tạo thói quen lập kế hoạch cho bất cứ công việc gì, kể cả những việc cá nhân, có người nói với tôi rằng có kế hoạch cho một việc tức là bạn đã hoàn thành được 50% công việc đó rồi đấy. Nếu có thể hãy lập kế hoạch cho cả một tháng, còn không hãy bắt đầu một tuần với một kế hoạch sơ bộ cho từng ngày và bắt đầu một ngày với một kế hoạch cho từng khoảng thời gian trong ngày. Trong cuốn “Được Việc” có giới thiệu phương pháp lập kế hoạch IVY LEE, phương pháp này có thể kết hợp với bảng Kanban, tôi nghĩ các bạn có thể thử áp dụng được ngay : 

  • Đầu tuần List hết tất cả công việc mình đang có vào cột có tên là TODO
  • Bắt đầu một ngày làm việc bằng cách chọn ra 5~6 công việc quan trọng mà mình nghĩ cần phải làm ngày từ kho TODO và đưa nó nó vào cột có tên Next Action.
  • Sắp xếp các công việc này theo đội ưu tiên 
  • Từ list công việc có sẵn làm lần lượt theo độ ưu tiên, đưa công việc chuẩn bị làm sang cột Doing. Cột này chỉ nên giới hạn chỉ làm 1 ~ 2 công việc (tốt nhất nên là 1) vào cùng một thời điểm để đảm bảo sự tập trung.
  • Hoàn thành từng việc một và chuyển sang cột Done cho tới khi hết công việc trong cột Next Action
  • Kết thúc một ngày đánh giá lại: những việc nào mình đã hoàn thành, việc nào chưa, gặp những trở ngại gì và có thể cải tiến được điều gì cho ngày hôm sau. 

Chia nhỏ các công việc và hoàn thành từng việc một 

Thông thường, khi nhận một công việc thì nó rất to, có khi phải mất cả tuần hoặc vài ngày mới có thể hoàn thành được. Nếu cứ để nguyên như vậy và lao vào làm luôn thì không hay một chút nào, nó giống như nhìn một cái bánh siêu to khổng lồ đã thấy ngán chả buồn cắn. Cách tốt nhất là chia nhỏ nó thành từng phần, càng nhỏ càng tốt, nhỏ để ta có thể làm xong phần đó trong khoảng 30 phút đến 1 tiếng (trong sách có khuyên là nếu được hãy chia nhỏ các công việc  2 phút có thể hoàn thành được, nhưng tôi nghĩ chia được đến 30 phút thôi cũng đã tốt lắm rồi). 

Việc chia nhỏ này giúp ta:

  • Không bị ngợp với khối lượng của công việc đang làm, dễ bắt tay vào làm ngay mà không bị “ngại”,  
  • Giúp định hình rõ ràng các bước nhỏ để hoàn thành được việc đó 
  • Giữ được sự tập trung cần thiết. 

 Nghe có vẻ dễ nhưng đây là việc không hề đơn giản bởi muốn chia nhỏ được trước hết ta phải hiểu rõ việc mình đang làm, biết DoD của nó là gì, biết cách làm như thế nào, dùng công cụ nào để làm nó, … Mà có những việc thì đây là lần đầu tiên mình làm, không biết phải làm như thế nào thì làm sao bẻ nhỏ được đây? Đối với trường hợp này thì hãy đi hỏi những chuyên gia, những người từng làm về việc đó để tìm cách, phương hướng thực hiện và đẹp nhất là có thể xác định được những công việc con cần làm là gì. 

Cải tiến 

Sau khi hoàn thành một việc hoặc định kỳ 1 hoặc 2 tuần một lần bạn hãy thực hiện cải tiến. 

Nhớ lại cả quá trình đã làm xem với một số câu hỏi: 

  • Mình đã làm đúng cách chưa? 
  • Các công việc đã hoàn thành có đóng góp giá trị cho ai đó hoặc nhóm nào đó không?
  • Mình có tốn quá nhiều thời gian cho một công việc mà giá trị mang lại không nhiều không?  
  • Mình có mắc lỗi hoặc bỏ sót công việc nào không?
  • Mình có bị trễ công việc nào đó không?

Hãy có rút ra ít nhất một bài học, một hành động cải tiến có thể làm ngay trong tuần sau hoặc trong công việc tiếp theo, để có thể hoàn thành nhiều công việc có giá trị hơn. 

Những gì tôi viết trên đây có thể bạn đã từng được nghe hoặc đọc ở đâu đó rồi, tuy nhiên có một vấn đề lớn là nếu không đưa vào thực hành có lẽ sẽ nhanh chóng quên đi, như thế thì thật lãng phí. Hãy thử thực hành xem, fail cũng được, fail rồi sẽ tìm được cách điều chỉnh lại cho phù hợp với bản thân. 

                                                                                    “Thiên lý chi hành, thủy vu túc hạ”    

                                                                                                                                      –Laozi-

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *