Bí kíp để nhận được sự gật đầu của sếp và khách hàng

       Ngót nghét chục năm đi làm, đã không biết bao nhiêu lần tôi viết mail đề án cho sếp hay cho khách hàng của mình. Và cũng không biết bao nhiêu lần sếp thở dài ngao ngán, lắc đầu chép miệng hay nói ngắn gọn 2 từ “No thanks!“ Rồi những đề án đó của tôi bị vứt vào xọt rác, bị bỏ qua một cách đầy ấm ức. Với khách hàng thì có vẻ đỡ hơn, họ hỏi lại tôi rất nhiều về những nội dung trong đó, rồi thì họ không đồng ý hoặc tôi tự nhận ra mình cần làm lại đề án này (thế mới biết sếp là ông khách hàng khó tính nhất). Những thất bại này là do đề án của tôi có vấn đề hay sếp và khách hàng có vấn đề vậy nhỉ?
    Tôi đem nỗi khổ này dãi bày với một tiền bối, ánh mắt anh đăm chiêu, buồn buồn chậm rãi hỏi:
  • Thế theo mày đề án là gì?
  • Thì đại loại là 1 đề xuất cho cấp trên đúng không anh?
  • Vấn đề ở chỗ “đại loại” của mày đấy, chứ tao cũng không biết làm thế nào đâu 😄
Vậy là do tôi chưa hiểu đề án là gì mà cứ đâm đầu làm rồi nhận lấy thất bại và đổ lỗi cho người khác à? Thế thì đề án là gì và như thế nào là một đề án tốt nhỉ?
    “Đề án là văn bản dùng để trình bày có hệ thống về một kế hoạch, giải pháp giải quyết nhiệm vụ hoặc vấn đề nhất định để người có thẩm quyền phê duyệt” đây là một định nghĩa về đề án mà tôi có tìm hiểu được. Vậy là trong đề án cần có kế hoạch, có giải pháp, có đối tượng cần thuyết phục và nó bắt buộc phải giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó. Từ những điều cần phải có ở trên, và từ những kinh nghiệm thất bại từng có, tôi xin phép chia sẻ lại những bước để đưa ra một đề án mà một nhân viên cần khi trình sếp hay khách hàng:
  • Đề án cho ai? Họ có quyền ra quyết định ở mức độ nào, tính chuyên môn của họ ra sao … Xác định đối tượng là việc đầu tiên cần làm nhưng thường bị bỏ qua, dẫn tới việc đề án cho đối tượng không quyết định hay phê duyệt được, không đưa ra những lý lẽ thuyết phục phù hợp với đối tượng.
  • Đề án giải quyết vấn đề gì? Một vấn đề cụ thể, không giải quyết không được, sẽ khiến đối tượng bắt buộc phải quan tâm và chú ý đến giải pháp, kế hoạch của đề án.
  • Đối tượng nhận đề án có lợi gì nếu họ phê duyệt? Nếu là sếp thì đối tượng hưởng lợi là nhóm, là công ty. Nếu là khách thì đối tượng hưởng lợi là khách hàng, là người dùng, là business của họ. Nếu họ nhìn thấy lợi ích thực sự thì sẽ dễ thuyết phục họ phê duyệt hơn.
  • Giải pháp và kế hoạch thực hiện là gì? Có thể đưa ra nhiều option và gợi ý option tốt nhất để đối tượng dễ dàng lựa chọn và phê duyệt. Trong giải pháp cần có kế hoạch thực hiện, các vấn đề, rủi ro và cách phòng tránh đi kèm.
  • Chi phí bao nhiêu?Hầu hết các đề án đều tốn chi phí (nếu liên quan đến dự án thì thường là công số). Người phê duyệt là những người có thẩm quyền và chịu trách nhiệm về chi phí, vì vậy họ sẽ dễ quyết định hơn khi có thông tin.
    “Không có bí mật nào cho sự thành công. Thành công là kết quả của sự chuẩn bị kỹ càng, sự chăm chỉ và học hỏi từ thất bại.”__Colin Powell. Đúng vậy, để có một đề án thành công thì không chỉ dựa vào những bước trên, nhưng tôi nghĩ rằng nếu bạn có một sự chuẩn bị thật tốt trước mỗi sự việc, bạn sẽ có sự tự tin và tỉ lệ thành công cao hơn nhiều.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *