Xin tặng vài góp ý nhỏ dành cho kĩ năng viết mail trong công việc. Khi viết một email, hãy làm cố gắng thực hiện đúng các bước theo thứ tự dưới đây:
Đầu tiên, đừng điền các address (như TO, CC), hãy viết subject trước. Như thế sẽ khiến bạn không gửi nhầm mail khi nội dung chưa hoàn thiện. Bạn cũng có thể suy nghĩ trước về nội dung định viết.
Subject mail hãy viết có tiền tố, chỉ dùng những keyword để viết subject cố gắng đừng dùng những từ ngữ không cần thiết (là, mà, về việc…)
VD:
Tốt: DEV – Requirement phase 2 dự án MAL
Không tốt: DEV – Về việc requirement của dự án MAL
"Về việc”, “của” là những từ không cần thiết. Viết theo keyword sẽ vắn tắt được nội dung mail và cũng hỗ trợ để dễ tìm kiếm sau này bằng trình mail.
Tiếp theo hãy viết câu chào hỏi. Bạn có thể viết “Gửi" hoặc “Kính" gửi, nếu Tây hơn một chút có thể viết “Dear”. Lưu ý là tránh dùng từ “mọi” như "mọi người”, nghe rất bất kính. Cố gắng chỉ mặt đặt tên cho từng đối tượng: “Nhóm a”, “Bạn B”.
Sau khi chào hỏi, chúng ta sẽ viết một câu quan trọng nhất của email. Câu này chứa toàn bộ nôi dung của mail. Hãy cố gắng viết sao cho, người đọc không cần xem bất kì nội dung nào khác, cũng đã biết nội dung cần xử lí của email. Những phần tiếp theo phía dưới là giải thích và diễn dịch.
VD:
Dear A,Xin xác nhận nội dung cuộc họp dự án ngày 08/03 ở file đính kèm.
Nội dung này tôi đã tổng hợp từ note cuộc họp và báo cáo chất lượng dự án định kì.
Xác nhận giúp tôi trước 09/03 nhé.
Bests,
Trung HPB
Hãy cố gắng để mỗi email chỉ giải quyết 1 vấn đề. Như thế sẽ dễ viết, dễ đọc, dễ tìm kiếm và dễ xử lí.
Sau phần cảm ơn và chữ kí thường lệ trong mail, hãy bắt đầu đưa attachment vào mail. Lúc này, ta có thể kiểm tra, chỉnh sửa nội dung mail và điền TO, CC được rồi.
Lưu ý khi điền TO, CC là. Hãy chỉ TO cho đúng người cần xử lí nội dung trong mail. Tuyệt nhiên không để ai cũng TO. Những người CC là những người cần biết thông tin mà không cần làm gì.
Một vài việc nhỏ thôi nhưng sẽ giúp bạn viết email thật tốt. Hãy luyện tập nhé.