Bạn có bao giờ nghĩ tại sao mà dự án bạn quản lý lại đi vào ngõ cụt, các công việc không đi đúng kế hoạc
h đã đề ra, các thành viên trong nhóm không chịu hợp tác, chất lượng sản phẩm đầu ra không đảm bảo, trễ deadline … Chính bạn cũng thấy chán nản không biết nên làm gì? Sai ở đâu? Tại sao lại như vậy?
Sau đây mình sẽ chia sẽ cho các bạn cách đưa dự án đi đến thành công – những gì mình đã đọc được qua Quyển sách “Quản lý dự án for Dummies” của tác giả Stanley E. Portny
Menu
Theo dõi tiến độ và duy trì kiểm soát
Để kiểm soát được dự án cần phải: xác nhận lại các kế hoạch, đánh giá năng suất, thực hiện hành động hiệu chỉnh và cập nhật tình hình.
Phải đưa ra quy trình kiểm soát và hành động như: đi tắt đón đầu các vấn đề trước khi xảy ra, chính thức hoá quá trình kiểm soát, phải nhận diện được nguyên nhân gây ra trì hoãn, thay đổi tiến độ dự án để có biện pháp khắc phục.
Điều chỉnh lại kế hoạch để đưa dự án về khuôn khổ, khi buộc phải có sự thay đổi trong dự án thì có trách nhiệm với những thay đổi đó và không được vượt quá phạm vi dự án.
Cập nhật thông tin liên tục đến các thành viên
Phải nói những gì mà mình dự định và dự định trước những gì mình sắp nói.
Lựa chọn cách thức giao tiếp phù hợp, ví dụ là sẽ trình bày theo những gì đã được sắp xếp trước hay là ở cuộc họp sẽ nói theo nội dung mà mọi người muốn chia sẽ.
Phải viết báo cáo một cách hấp dẫn tránh đưa nhóm vào trạng thái buồn ngủ.
Chuẩn bị kế hoạch quản lý giao tiếp dự án: là một văn bản xác định rõ ràng tất cả tình huống giao tiếp được hình thành xuyên suốt dự án, những đối tượng mục tiêu, nội dung thông tin, tần xuất diễn ra -> giúp cho nhóm hiểu tường tận dự án nhất có thể.
Lãnh đạo hiệu quả để nâng cao năng suất tối đa
Đặc tính cần thiết ở một nhà lãnh đạo đó là: tính trung thực và chính trực, tính bền bỉ, có năng lượng cao, tính tích cực và phải tự tin -> Sẵn sàng đối mặt và khuyến khích nhóm đối mặt với những rủi ro xảy ra trong dự án.
Hiểu được quyền hạn của bạn trong dự án để khiến mọi thành viên trong nhóm nghe theo sự sắp xếp của bạn -> Đảm bảo vận hành dự án một cách trôi chảy, đi theo đúng kế hoạch đề ra.
Xây dựng và duy trì động lực nhóm: là người quản lý cần động viên khích lệ từng thành viên luôn có động lực và cam kết với thành công của dự án.
Kết thúc dự án
Khi dự án kết thúc bạn phải huỷ bỏ quyền hành đối với mọi người để đảm bảo các thành viên không còn sử dụng thời gian, nỗ lực và nguồn lực vào công việc dự án nữa.
Họp đánh giá dự án: Buổi họp đánh giá sau dự án thành công đòi hỏi phải đưa ra đúng chủ đề và mọi người cần chia sẽ những cảm nghĩ và kinh nghiệm về dự án 1 cách cởi mở và trung thực -> rút ra những bài học kinh nghiệm để áp dụng cho các dự án sau.
Trên đây là những điều mình đã đúc kết được sau khi đọc, hy vọng sẽ giúp các bạn một phần nào đó trong việc làm thế nào để quản lý tốt một dự án nhé!