HORENSO

“..Cá nhân và sự tương tác hơn là qui trình và công cụ..”

<<Tuyên ngôn Agile>>

 

GIÁ TRỊ CỐT LÕI

Đối với DEHA giá trị cao nhất mà chúng ta có thể mang lại cho mọi người là hạnh phúc. Vì thế, chúng ta sẽ coi trọng những gì thuộc về con người hơn mọi giá trị vật chất, qui trình và công cụ khác. Qua nhiều năm tích lũy kiến thức và thực hành, chúng tôi hiểu rằng tổ chức của chúng ta sẽ đạt được sức mạnh cao nhất qua sự thấu hiểu và tham gia của tất cả mọi thành viên, đối tác. Sự thấu hiểu chỉ có thể đạt được nếu chúng ta kết dính với nhau bằng sự giao tiếp liên tục, thông suốt và chúng sẽ đạt được đỉnh cao nếu chúng ta cùng tham gia làm việc đó một cách chủ động.

 

Chính giao tiếp là yếu tố cốt lõi xây dựng nên con người và văn hóa DEHA.

 

VAI TRÒ CỦA GIAO TIẾP

Con người, vừa là nguyên liệu, vừa là mục đích cho mọi sự phát triển của DEHA. Sự lớn mạnh của DEHA đòi hỏi chúng ta cần phải không ngừng tiến bộ và hiệu quả.

Ngày nay, công việc càng ngày càng phức tạp và đòi hỏi sự tham gia của rất nhiều người để hoàn thành, không ai có thể tự mình tạo ra mọi giá trị. Dù có giỏi đến đâu đi chăng nữa thì sự tiến bộ bản thân mỗi người đòi hỏi phải có năng lực giao tiếp, năng lực xây dựng niềm tin, năng lực cộng tác cùng làm việc và năng lực hoàn thành công việc thông qua người khác.

Mọi điều làm cản trở quá trình giao tiếp phải được loại bỏ, những kiến thức mà chúng ta thiếu cần được bổ sung. Không một qui trình công cụ nào có thể thay thế cho việc giao tiếp. Nếu muốn thành công, giao tiếp là thứ mà chúng ta bắt buộc phải giỏi.

 

HORENSO LÀ GÌ

Là một bộ quy tắc giao tiếp trong công sở, có nguồn gốc từ Nhật Bản. Chúng bao gồm: Báo cáo, liên lạc, thảo luận.

Báo cáo (報告 – hokoku)

Trong doanh nghiệp, đó là một hình thức văn bản, lời nói, hình ảnh nhằm mô tả, chuyển tiếp thông tin của hoàn cảnh, sự kiện.  Báo cáo thường được sử dụng để thông tin cho cấp trên, tổng kết tình hình hoạt động, tường trình, khuyến nghị.

Liên lạc (連絡 – renraku)

Là hình thức truyền tin cho nhau để giữ mối liên hệ và cập nhật tình hình. Giúp mọi người nắm được thông tin của nhau, làm việc nhịp nhàng và hỗ trợ được nhau khi cần thiết.

Thảo luận (相談 – soudan)

Trao đổi ý kiến, lí lẽ để cùng giải quyết một vấn đề gì đấy.

 

Để HORENSO tốt

Cần thực hành đầy đủ các điều sau:

• Thực hiện liên tục.

• Thông tin chính xác.

• Tin xấu báo sớm.

• Đề ra giải ph&aacute;p.

 

Báo cáo

Tốt	Tồi
Tin xấu báo sớm	Thông tin quan trọng để sau
Đơn giản và đúng vấn đề	Lời lẽ vòng vo, trốn tránh, không khẳng định vấn đề
Dẫn chứng đầy đủ, thông tin rõ ràng	Thông tin chung chung, không có số liệu, dẫn chứng
Văn phong quy củ	Lời lẽ văn nói, thiếu tôn trọng người đọc
Định kì	Ngẫu hứng
Có tổng hợp phân tích và giải pháp	Thông tin theo liệt kê, đẩy giải pháp cho người khác

 

Liên lạc

Tốt	Tồi
Nhanh chóng	Email, chat khi ngồi cạnh nhau
Thông tin dễ đọc, dễ chấp nhận	Thông tin rối, ko nổi bật, mất thời gian đọc tin
Nhanh, kịp thời, liên tục	Mất thời gian của mình và người khác
Quảng bá, rộng rãi	Ít người biết, thiếu hiệu quả

 

Thảo luận

Tốt	Tồi
Đông người, nhiều cá tính, phong cách, ý kiến trái chiều	Ít người, đồng nhất quan điểm
Ghi nhận các ý kiến trong mọi trường hợp	Không ghi nhận
Khuyến khích tham gia, tiếp nhận mọi ý kiến trái chiều	Phản bác, công kích
Mục đích rõ ràng, mọi người nhận thức rõ	Không có mục đích hoặc mọi người không biết
Có quyết định cuối cùng	Không biết họp xong thì phải làm gì
Mọi người cùng phụ vụ quyết định	Mỗi người một kiểu
Đúng giờ	Không chính xác về giờ giấc

 

Câu chuyện:

Câu chuyện 1: Định luật Heinrich: Cứ có một tai nạn tử vong, thì có 29 tai nạn cực kì nghiêm trọng, ứng với nó có khoảng 300 tai nạn nghiêm trọng, 3000 tai nạn và khoảng 30.000 khả năng suýt gây ra tai nạn.

Qua đó, người ta phát hiện ra rằng tất cả các tai nạn lớn nhỏ thường có chung một nguyên nhân xẩy ra. Với cùng một nguyên nhân, hoàn cảnh khác nhau thì có thể gây ra hậu quả khác nhau. Ví dụ nguyên nhân “lơ đễnh” khi đang đi xe đạp có thể chỉ khiến bạn giật mình nhưng nếu bạn lái ô tô thì có thể gây chết người.

Trong ngành phần mềm, người phát hiện ra nguyên nhân gây ra các lỗi và gây tốn kém chi phí nhất là: “Làm ra thứ khách hàng không cần”. Nguyên nhân chủ yếu của việc làm ra thứ không ai cần là do không xác nhận. Trước khi làm bất kì việc gì do người khác giao phó, cần xác nhận:

• Kết quả mong muốn.

• Chi phí.

• Deadline.

• Cách làm.

• Các trở ngại.

 

Câu chuyện 2:

Con chó của Pavlov (Ivan Petrovich Pavlov 14/09/1949 – 27/02/1939, Sinh lí học, tâm lí học, thầy thuốc người Nga). Thí nghiệm về sự phản xạ có điều kiện.

Pavlov phát hiện ra rằng, sau một thời gian bật đèn khi cho chó ăn, con chó sẽ hình thành phản xạ tự động tiết dịch vị dạ dày khi bật đèn, dù không mang thức ăn ra nữa.

Điều này chứng tỏ rằng, sinh vật tự xây dựng các phản xạ khi có các tín hiệu liên quan báo trước. Tình cảm, cảm xúc của con người cũng vậy. Nếu ta không xây dựng những phản xả tích cực cho mọi người, lâu dần cảm xúc của người khác về ta sẽ rất tiêu cực dù ta vẫn chưa gây ra hậu quả.