Lần đầu làm chuyện ấy

Từ ngày vào DEHA, tôi cũng chưa rõ mình làm ở vị trí gì. Gần như vị trí quái nào tôi cũng đã được trải nghiệm, chắc chỉ còn cái vị trí cầm khoá két sắt là chưa. Hôm nay tôi tự vu cho mình một cái vị trí là Scrum master để kể cho các bạn nghe về lần đầu của đội tôi.

Ai đã nghe về Scrum đều biết đến một event rất quan trọng là Retrospective. Event nắm giữ vận mệnh của Scrum Team là vậy, nhưng chúng tôi chưa từng một lần thực hiện từ đầu dự án đến giờ. Và cả đội đã quyết định sẽ tổ chức event này một cách nghiêm túc, đầy đủ để xem nó quan trọng và có ý nghĩa ra sao.

Cả đội cùng thống nhất buổi họp sẽ diễn ra vào 9h sáng ngày thứ hai. Tất cả cùng hào hứng chờ đợi, tôi – một SM cũng háo hức không kém. Với suy nghĩ SM là cave của cả đội, tôi đã chuẩn bị rất kỹ để buổi họp có thể diễn ra thuận tiện. Từ bút dạ, thước kẻ, sticky notes … Nhưng đến khi cả đội vào phòng hợp, việc phải tìm cái bút viết bảng còn mực trong một đống cái hết mực vẫn khiến cả đội tốn cơ số thời gian. Thế mới thấy việc chuẩn bị cho một cuộc họp không khó, nhưng để làm tốt nó cũng méo dễ tí nào.

Để bắt đầu buổi họp, tôi không quên thống nhất với cả đội về timebox. Nếu hết timebox chúng tôi sẽ dừng buổi họp lại, nếu còn nhiều việc chưa xong chúng tôi sẽ tổ chức một buổi họp khác. Tôi cũng không quên thống nhất với cả đội về việc cuộc họp chỉ đề cập đến cách làm việc, đến các cải tiến để nâng cao hiệu suất. Bố nào mà lôi mấy đoạn code hay mấy cái backlog lỗi ra bàn là bị cấm code 3 ngày (anh em trong đội sợ nhất là bị cấm code).

Tiếp theo là đến tiết mục phát sticky notes để mỗi thành viên viết về các vấn đề khiến anh em buồn, vui, tức giận trong sprint vừa qua. Việc này chỉ được diễn ra trong 5 phút, và tôi chợt nhớ ra chưa có cái đồng hồ bấm giờ hịn. Tôi chạy ra chỗ anh COO beo béo hỏi, thì anh ý nhoẻn miệng cười và nói: em ơi, công ti mình có nhiều điện thoại lắm. Tôi đành ngậm ngùi trưng dụng cái điện thoại hịn của mình để thay thế. Hết 5 phút, có khoảng gần hai chục cái ticket được phọt ra. Chúng tôi quyết định dùng phương pháp GLAD-SAD-MAD để xử lý đống ticket này. Chúng tôi cũng quyết định mỗi sprint chỉ cải tiến đúng 1 vấn đề, và áp dụng thật tốt cải tiến đó thôi. Tôi vẽ lên bảng ba cột với 3 khuân mặt: mặt cười, mặt buồn, mặt tức giận. Rồi cả đội dán các ticket vào từng cột tương ứng. Sau đó cả đội sắp xếp để nó không bị trùng lặp. Và tôi lại bấm thêm 5 phút để từng thành viên phát biểu về nội dung các ticket. Hết 5 phút, chúng tôi mỗi người một cái bút, và mỗi người được quyền dùng 3 dấu chấm để chấm vào 3 cái ticket cảm thấy quan trọng nhất. Kết quả đây rồi, ticket nhiều dấu chấm nhất là: CÁC BACKLOG CHƯA ĐƯỢC HIỂU ĐÚNG.

Sau khi tìm được vấn đề mà cả đội cùng nghĩ rằng nó quan trọng và ưu tiên xử lý nhất. Cả đội đã quyết định dùng phương pháp 5Why để xử lý tiếp. Sau 4 lần trả lời câu hỏi Why, chúng tôi đã có câu trả lời là: DO VIỆC BỐ TRÍ BUỔI PLANNING CHƯA HỢP LÝ. Và cùng nhau chốt đây là nguyên nhân gốc rễ cần giải quyết. Sau một hồi tranh luận, kẻ vẽ chim bướm trên bảng, cả đội đã đưa ra được cải tiến vấn đề này như sau:
Tổ chức 1 buổi họp có tên WARM UP trước khi diễn ra buổi hợp PLANNING. Input của buổi WARM UP là danh sách các backlog dự định của print tới do PO đưa. Output là các Q&A của cả đội gửi tới PO trước khi PLANNING.

Và timebox cũng đã hết, cả đội cùng vui vẻ kết thúc buổi retrospective đầu tiên. Tôi biết vẫn còn những bước chúng tôi làm chưa thực sự tốt, nhưng tôi vẫn rất vui với những gì mà cả đội đã cảm nhận được ở buổi họp này. Trong cả buổi họp, chúng tôi không chỉ trích một cá nhận nào, chúng tôi chỉ focus vào cách làm. Chúng tôi hiểu dự án là của cả đội, không của riêng ai. Chúng tôi hiểu chỉ có thể đánh giá tiến độ, năng suất của cả đội, chứ không đánh giá cá nhân riêng ai được. Và quan trọng nhất, chúng tôi hiểu rằng: làm scrum đừng sợ phải tiến bộ ngay lập tức mà cứ tiến bộ chầm chậm từng tí một, tăng dần đều, và quan trọng đó là ý tưởng cải tiến của cả đội, không phải của ai đó bắt chúng tôi phải làm.