Hôm 14/09/2021 mình được tham gia buổi chia sẻ về “Phản hồi và tiếp nhận phản hồi” của thầy DũngNT thấy hay quá. Mình cũng đã đọc cuốn sách “Phản hồi hiệu quả trong 20 phút” có nhiều ý khá giống nội dung của thầy, mình xin phét share lên Seal.
Đây là cuốn sách của “Harvard Business Review”, thường thì tôi không thích đọc sách loại này vì nó khá xôi thịt. Nó không thú vị, không cuốn hút và cũng không dùng lí lẽ để lập lập khiến tôi tâm phục khẩu phục. Nhưng không hẳn là loại sách này không có giá trị với tôi, như trong trường hợp này thì rất giá trị. Những khẳng định trong sách này như là các tiền đề, nó đã được chứng mình ở những cuốn sách khác, ta không cần nghi hoặc, cứ tin các tiền đề đó đúng đi. Điều tôi nhận được đó chính là các tiền đề (nếu không hài lòng thì sẽ tìm cuốn sách khác để chứng minh), logic trả lời và những công cụ phương pháp cụ thể để giải quyết các câu hỏi.
Quay lại với cuốn sách này – Một cuốn sách mỏng, nhỏ, ít chữ, và cũng giải quyết câu hỏi đơn giản như chính nó “Làm thế nào để đưa ra phản hồi hiệu quả trong công việc cho người khác?”. Logic trả lời của cuốn sách chính là việc trả lời các câu hỏi: Tại sao phản hồi quan trọng? Khi nào phản hồi thì hiệu quả? Tiến hành phản hồi như thế nào? Những case ngoài kịch bản thì ứng phó như thế nào? Và làm sao để đưa phản hồi vào văn hoá của tổ chức?
Phản hồi quan trọng không chỉ vì nó giúp bạn điều chỉnh các hành vi kịp thời, giúp giao tiếp cởi mở mà còn thể hiện với người xung quanh rằng bạn thực sự quan tâm tới họ. Đó cũng là yếu tố tạo ra sự thúc đẩy và cảm hứng trong công việc cho những người xung quanh.
Để biết được khi nào phản hồi phù hợp thì cũng cần phải phân biệt một số yếu tố sau:
* Phản hồi khi cần khen: sớm nhất có thể
* Phản hồi khi cần điều chỉnh: sớm nhất sau khi cả 2 bên đã lấy lại được sự bình tĩnh
* Phân biệt được sự khác biệt giữa phản hồi, huấn luyện và đánh giá: phản hồi để củng cố hoặc thay đổi hành vi. Huấn luyện để cải thiện kỹ năng. Đánh giá để đánh giá công việc trong quá khứ.
* Tác động của phản hồi giảm dần theo các yếu tố sau: kỹ năng, kiến thức, thái độ, thói quen, tính cách. Nghĩa là cố gắng tác động bằng phản hồi vào kỹ năng, kiến thức và một chút thái độ của người đối diện. Tránh sa đà vào việc tác động đến thói quen và tính cách của họ.
Tất cả các yếu tố trên không còn nhiều ảnh hưởng đến việc phản hồi nếu chúng ta trì hoãn nó, không duy trì thường xuyên và không kết hợp phản hồi khen và phản hồi điều chỉnh.
Để bắt đầu phản hồi, trước tiên cần khâu khởi động. Với phản hồi khen thì khá dễ dàng vì dễ được người đối diện đón nhận. Nhưng cũng đừng quên khuyến khích họ chia sẻ các yếu tố dẫn tới thành công đang được khen của họ. Với phản hồi điều chỉnh thì khó hơn nhiều, và mỗi hoàn cảnh phải tuỳ cơ để khởi động một kiểu. Điều quan trọng khi khởi động là sự chuẩn bị, hài hoà giữa “càng sớm càng tốt” và “có vừa đủ thông tin cụ thể để phản hồi” sẽ khiến cho việc phản hồi của bạn có giá trị với người nghe. Để không trở thành những phản hồi tiêu cực thì cũng cần tránh:
* Tránh bị làm phiền (điện thoại, công việc, msg …)
* Tránh đưa ra quan điểm cá nhân
* Tránh đi ngược phong cách người đối diện
Các yếu tố khi trực tiếp phản hồi thì không có nhiều điều mới lạ với chúng ta. Chỉ có một chút chú ý khi phản hồi điều chỉnh: chú ý đến những dấu hiệu ngôn ngữ cơ thể, sử dụng nhiều kỹ năng lắng nghe, thường xuyên diễn giải lại câu trả lời của người nghe để thực sự hiểu ý họ. Sau khi phản hồi thì cũng đường quên giúp người nghe lập kế hoạch xử lý, gợi ý giải pháp và theo dõi kết quả. Sách cũng giới thiệu các công cụ dùng để lập kế hoạch, theo dõi kết quả.
Nhưng nếu người nhận phản hồi không hợp tác, họ là những người khó giao tiếp, họ là sếp, họ là nhân viên xuất sắc thì có áp dụng được các phương pháp trên không? Phản hồi không phải viên đạn bạc, cũng có những trường hợp không phản hồi sẽ tốt hơn. Với những trường hợp này, sách cũng đưa ra những lời khuyên để tránh phản hồi trở thành tiêu cực với người nghe. Ví dụ như với những người khó giao tiếp, cần kiên trì, dùng câu hỏi mở thay vì những câu hỏi yes/no.
Rồi, vậy thì ai là người phản hồi trong tổ chức? Ai cũng cần đóng vai phản hồi và nhận phản hồi. Vậy cách tốt nhất để khuyến khích mọi người dùng và luyện tập kỹ năng này tốt đó là: đưa phản hồi vào văn hoá của tổ chức. Nghe khó nhỉ, sách đưa ra mấy lời khuyên sau:
* Đưa phản hồi thành ưu tiên: “mỗi ngày, đồng nghiệp và cấp dưới của bạn nên biết họ đang làm việc như thế nào”.
* Công khai những phản hồi tích cực: ngay từ những hành vi nhỏ, tập trung khen vào nỗ lực hơn là năng lực.
* Văn hoá trao quyền
Không có quá nhiều thông tin, kiến thức mới trong cuốn sách này, nhưng tôi không hề tiếc 20 phút dành ra và vài chục nghìn mua để đọc nó. Nó giúp tôi hiểu rõ sự quan trọng của phản hồi và những yếu tố nên tác động, những yếu tố nên tránh khi phản hồi với đồng nghiệp để đạt được kết quả cao hơn. Cảm ơn anh em đã dành thời gian đọc review cuốn sách nhỏ bé “nhảm nhí” này :D.