Làm sao để tổ chức 1 buổi Retrospective cho Sprint?

Thành viên tham gia Retrospective: Toàn bộ thành viên trong đội dự án: Developers, Scrum Master, Product Owner, QA.

Thời lượng buổi Retrospective: khoảng 90 phút cho Sprint 2 tuần

Các phiên diễn ra trong buổi Retrospective:

• Set the stage: 5 phút
• Gather data: 30 phút
• Generate insights: 20 phút
• Decide what to do: 15 phút
• Close the retrospective: 10 phút
• Shuffle time: 10 phút (Thời gian giữa các phiên)

Cụ thể từng phiên:

– Phiên 1: Set the stage:

• Đây là phần quan trọng nhưng lại rất hay bị bỏ qua.
• Cần nhắc lại mục tiêu của buổi Retrospective.
• Tạo ra bầu không khí để mọi người cảm thấy thoải mái khi thảo luận các vấn đề.
• Nêu những phiên chính của cuộc họp.
• Thiết lập môi trường cho buổi Retrospective phù hợp với hình thức dự định tổ chức.
• Nhóm cần đưa ra các luật để cả nhóm cũng tuân theo trong khi tham gia buổi Retrospective
• Các loại hình tổ chức diễn ra:
  • Check-in: Hỏi một câu hỏi đơn giản để team có thể trả lời bằng một từ hay cụm từ ngắn: 
    • Một từ mô tả những gì bạn cần cho bản thân từ phiên này là gì?
    • Trong một hoặc hai từ, điều gì đang xảy ra với bạn ngay bây giờ?
    • Trong một hoặc hai từ, bạn hy vọng gì cho buổi Retrospective hôm nay?
  • Focus On/Focus Off: Thiết lập tư duy xem xét các vấn đề mà không đổ lỗi, thúc đẩy cuộc thảo luận cởi mở.

• • Đưa ra các luật trong buổi Retrospective.

– Phiên 2: Gather data

• Đây là hoạt động mất nhiều thời gian nhất, nhưng cũng là hoạt động quan trọng nhất giúp nhóm có thể nhận thấy được các vấn đề.
• Tạo ra một bức tranh dữ liệu về những gì đã xảy ra trong Sprint vừa qua.
• Thu thập các chỉ số của đội dự án trong Sprint vừa qua trước buổi Retrospective:
  • Số lượng point commit trong ngày
  • Các vấn đề trong nhóm
  • Hoạt động OT
  • Các task chậm deadline
  • Burn down chart

• • Velocity

• 4 chỉ số dữ liệu PTS giúp có bức tranh toàn cảnh hơn về hiệu suất nhóm
  • Estimates – Lượng thời gian mà nhóm dành cho một task trước khi họ bắt tay vào thực hiện nó
  • Volume – Số task đã hoàn thành
  • Bugs – Số lỗi được tạo và xử lý bởi nhóm
  • Recidivism – Các task mà trước đó được phán đoán là sẽ release trong sprint này nhưng cuối cùng lại bị lùi lại

• Review lại những cải tiến trước đó: Cần kiểm tra lại các cải tiến trước đó xem nên giữ lại tiếp tục duy trì, huỷ bỏ hoặc cần thay đổi.
• Các loại hình tổ chức diễn ra trong buổi Retrospective:
  • Timeline with Color Code Dots:
    • Chia đội thành các nhóm nhỏ không quá 5 người.
    • Yêu cầu mọi người nghĩ lại về Sprint vừa rồi và ghi nhớ tất cả các sự kiện đáng nhớ, có ý nghĩa cá nhân hoặc quan trọng rồi viết chúng ra giấy, mỗi sự kiện một thẻ hoặc ghi chú dán.
    • Review giữa các nhóm với nhau và thêm vào sự kiện nếu ai đó nhớ thêm.
    • Sử dụng dấu chấm 2 màu, mỗi người 7-10 chấm và quy định màu nào biểu thị năng lượng cao và màu nào biểu thị năng lượng thấp.
    • Mỗi thành viên sử dụng các dấu chấm để chỉ ra nơi năng lượng cao và nơi năng lượng bị đình trệ hoặc ở mức thấp.
  • Mad Sad Glad
    • Chúng ta có 3 cột hoặc 3 màu thẻ khác nhau tượng trưng cho: Glad, Sad, Mad.
    • Đưa ra câu hỏi cho các thành viên trong nhóm: “ Hãy dành __ phút để viết ra những điều trong Sprint này mà bạn đã rất tức giận, buồn bã hay vui mừng. Viết một sự kiện hoặc sự cố trên mỗi thẻ. Viết dễ đọc. ”
    • Thông báo khi hết thời gian và yêu cầu mọi người dán ở nơi mà tất cả đều thấy
    • Thực hiện nhóm các thẻ giống nhau và đặt tiêu đề cho chúng.

• Ngoài ra, còn rất nhiều loại hình tổ chức khác có thể tham khảo thêm như: Start-Stop-Continue, Triple Nickels, Locate Strengths, Satisfaction Histogram, …

– Phiên 3: Generate insights

• Nhóm có thời gian đánh giá dữ liệu của họ và tạo ra thông tin có ý nghĩa từ đó.
• Nhóm giải thích dữ liệu, phân tích dữ liệu, tạo ra thông tin chi tiết và khám phá ra các tác động đối với sự thay đổi.
• Các loại hình tổ chức có thể diễn ra:
  • Five Whys
    • Chia đội thành các cặp hoặc nhóm nhỏ (không quá bốn người cho một nhóm)
    • Một người hỏi (những) người còn lại tại sao lại xảy ra một sự kiện hoặc vấn đề.
    • Để trả lời câu trả lời, người hỏi hỏi tại sao điều đó lại xảy ra.
    • Ghi lại các câu trả lời từ câu “Tại sao?” thứ tư hoặc thứ năm.
    • Theo dõi thời gian, đổ chuông hoặc thông báo khi hết giờ và sử dụng thông tin này làm đầu vào cho giai đoạn tiếp theo
  • Ngoài ra, còn rất nhiều các loại hình tổ chức khác có thể tham khảo thêm như: Fishbone, Patterns and Shifts, Force Field Analysis,…

– Phiên 4: Decide what to do

• Xác định 1-2 vấn đề để tìm ra các hành động cho nó. Bởi vì, nhóm cần làm việc trên những thứ sẽ tạo ra sự khác biệt lớn nhất.
• Các thành viên trong nhóm phát triển các đề xuất hành động, xác định các hành động ưu tiên cao nhất, lập kế hoạch chi tiết và đặt ra các mục tiêu thỏa mãn tiêu chuẩn SMART.
• Việc lên kế hoạch cần sắp xếp vào công việc hàng ngày.
• Các loại hình tổ chức có thể diễn ra:
  • Retrospective Planning Game:
    • Chia nhóm lớn thành 2 nhóm nhỏ
    • Nhóm viết một hành động trên mỗi thẻ hoặc giấy dính, để trống nửa dưới.
    • So sánh các hành động, loại bỏ trùng lặp và viết bất kỳ nhiệm vụ mới nào mà bạn nhận thấy còn thiếu (có thể viết lại hoặc củng cố nếu cần)
    • Mỗi nhóm dán trên các hành động trên bảng. Một lần nữa, so sánh, tìm kiếm các hành động trùng nhau và thêm bất kỳ nhiệm vụ mới nào mà nhóm nhận thấy là bị thiếu.
    • Đặt các thẻ thành 1 hàng. Bắt đầu bằng cách hỏi: “Hành động nào phải được thực hiện trước?” Di chuyển thẻ đó sang cực bên trái. Sau đó, hãy hỏi, “Có hành động nào có thể được thực hiện đồng thời với hành động này không?” Đặt chúng ở trên hoặc dưới hành động đầu tiên.
    • Các thành viên trong nhóm đăng ký hành động bằng cách viết tên của họ vào nửa dưới của thẻ. Hoặc nếu thích hợp hơn, hãy đưa các hành động vào cuộc họp lập kế hoạch tiếp theo.

• Nhóm có thể cần một số thỏa thuận để làm việc tốt hơn (vì họ đang vi phạm những thỏa thuận mà họ có) và có thể thực hiện điều đó ngay trong phiên họp.

– Phiên 5: Close the retrospective

• Phản ánh những gì đã xảy ra trong quá trình hồi cứu và để đưa ra đánh giá
• Ghi lại, lưu lại kết quả của buổi Retrospective.
• Xác định những gì muốn giữ lại và những gì muốn thay đổi cho lần Sprint tiếp theo
• Các loại hình tổ chức có thể diễn ra:
  • Appreciations:
    • Đưa ra câu hỏi: “Trước khi kết thúc, hãy đưa ra lưu ý và đánh giá cách những người khác đã đóng góp trong buổi Retrospective hôm nay.”
    • Hãy chọn một người, nói tên và sau đó nói, “Tôi đánh giá cao bạn vì ___.” Điền vào chỗ trống với điều gì đó về người đó hoặc điều gì đó mà người đó đã làm. Có thể mô tả ngắn gọn tác động đến bạn.
    • Khi sự đánh giá chậm lại, hãy chờ đợi. Cho phép im lặng. Một số người cần thời gian để đạt được điều này.
  • Ngoài ra, còn rất nhiều loại hình tổ chức khác có thể tham khảo thêm như: +/Delta; Helped, Hindered, Hypothesis; …

 

Ngoài việc tổ chức Retrospective cho Sprint, chúng ta có thể tổ chức khi kết thúc dự án và mời các bên tham gia để cùng thực hiện. Bên cạnh đó, khi thực hiện các hành động thì cũng cần sự hỗ trợ, công tác từ các thành viên khác và không nên tập trung giao nhiệm vụ cho một người

 

Tài liệu tham khảo: https://www.achievedigital.com/Agile/events/Agile%20Retrospectives%20Making%20Good%20Teams%20Great%20by%20Esther%20Derby,%20Diana%20Larsen,%20Ken%20Schwaber%20(z-lib.org).pdf